Määrälaskenta ja toiminnanohjaus: määrät hinnoittelun pohjaksi

Sähköurakoitsijan tarjous alkaa piirustusten ja tarjouspyynnön läpikäynnistä. Määrälaskennassa kirjataan urakkaan kuuluvat tuotteet ja kaapelit. Tarjouslaskennassa näille määrille haetaan materiaalien hinnat ja työn menekit. Toiminnanohjauksessa samaan kohteeseen voidaan liittää myöhemmin hankinnat, toteutuneet kustannukset ja laskutus. Työvaiheiden välillä tarvitaan yhteinen käsitys siitä, mitä kukin rivi tarkoittaa ja kuka vastaa sen tarkistamisesta.

Yrityksellä voi olla käytössä Excel-pohja, erillinen tarjouslaskentaohjelma tai toiminnanohjauksen laskentaosio. Määräluettelon siirto suunnitellaan tämän käytännön mukaan. Ensin selvitetään tarvittavat tiedot ja niiden vastaanottaja. Sen jälkeen valitaan, riittääkö tiedoston tuonti vai tarvitaanko suora liittymä ohjelmien välille.

Mitä tietoa määräluettelosta tarvitaan?

Hinnoittelijan on pystyttävä tunnistamaan tuote, sen yksikkö ja määrä. Pelkkä nimi ei aina riitä: esimerkiksi valaisimen positio ja asennustapa voivat vaikuttaa hinnoitteluun. Sopikaa, millä nimillä ja tunnisteilla rivit kulkevat määräluettelosta tarjouslaskentaan. Jos vastaanottava ohjelma käyttää omia nimikekoodeja, selvittäkää, miten laskijan käyttämät nimet yhdistetään niihin.

Pidä eri yksiköt erillään. Kappalemäärää ei voi käsitellä metreinä, eikä eri kaapelityyppien pituuksia kannata yhdistää yhdeksi hinnoiteltavaksi riviksi. Myös rakennusosan tai kerroksen erittely voi olla tarpeen. Kun tarjouspyynnössä vaaditaan osahintoja, tarkista ennen laskentaa, millä jaolla määrät pitää toimittaa hinnoitteluun.

Määräluettelon ja tarjouslaskennan käsitteitä käsitellään tarkemmin massalaskennan sanastossa. Työnjaon sopiminen auttaa myös silloin, kun sama henkilö tekee molemmat vaiheet: tarkistettu määrä ja sille annettu hinta pysyvät erillisinä tietoina.

Excel- tai CSV-tiedoston tuonti

Tiedostosiirrossa lähtökohta on vastaanottavan järjestelmän tuontiohje. Siitä selviävät hyväksytyt tiedostomuodot, pakolliset sarakkeet ja sarakkeiden järjestys. Pyydä tarvittaessa esimerkkitiedosto ohjelman toimittajalta. Sarakkeen otsikon pitää tarkoittaa molemmissa ohjelmissa samaa asiaa, eikä pelkkä samannäköinen taulukko osoita, että tiedot tulkitaan oikein.

Tarkista erityisesti määrien desimaalit, yksiköiden kirjoitusasu ja tuotekoodien säilyminen. Etunollia sisältävä tunniste pitää säilyttää tunnisteena. CSV-tiedostossa myös erotinmerkki ja merkistö vaikuttavat siihen, avautuvatko sarakkeet ja suomalaiset tuotenimet oikein. Näitä asioita kokeillaan vastaanottavassa ohjelmassa, ei vain katsomalla vientitiedostoa.

Jos hinnoittelet Excelissä, siirrä kokeilussa määrät siihen pohjaan, jota käytät tarjouksissa. Tarkista, että tiedot tulevat niille varattuihin sarakkeisiin ja että pohjan kaavat säilyvät. Säilytä laskettu määräluettelo erikseen, jotta hinnoittelun aikana tehdyt muutokset voidaan myöhemmin erottaa alkuperäisistä määristä.

Nimikkeen yhdistäminen hinnoitteluun

Piirustuksessa oleva tuotenimi ja yrityksen hinnoittelussa käyttämä nimike eivät aina ole samat. Sopikaa, kuka valitsee niitä vastaavan tuotteen tai työpaketin. Tällä valinnalla on vaikutus siihen, mitä materiaalia, työtä ja tarvikkeita tarjousrivi sisältää. Puuttuvaa vastaavuutta ei ratkaista yhdistämällä riviä vain nimeltään lähimpään tuotteeseen.

Tarkista myös, mitä määrään on jo sisällytetty. Kaapelirivin varat, nousut ja hukan käsittely on tunnettava ennen hinnoittelua. Muuten sama lisäys voi tulla mukaan kahdesti tai jäädä kokonaan pois. Kaapelien laskentaperusteiden kirjaamista käsitellään kaapelimetrien oppaassa. Oman yrityksen käytäntö ja kohteen suunnitelmat ratkaisevat käytettävät perusteet.

Milloin suoraa liittymää kannattaa selvittää?

Suoran liittymän tarve näkyy käytännön työssä. Kirjaa, mitä tietoa laskija siirtää toistuvasti, missä vaiheessa siirto tapahtuu ja mitä hän korjaa käsin. Näiden havaintojen avulla voidaan rajata, mitä liittymän pitäisi tehdä. Pelkkä ohjelmien yhdistäminen ei vielä määritä, mitkä tiedot kuuluvat siirtoon tai miten niiden oikeellisuus tarkistetaan.

Selvitä toteutusta varten molempien ohjelmien mahdollisuudet, tarvittavat käyttöoikeudet ja ylläpidon vastuut. Sopikaa myös siirron suunta: kulkevatko määrät vain hinnoitteluun vai tarvitaanko tietoja takaisin. Jos mukana on tuotteiden hintatietoja, määritelkää erikseen, mistä ne tulevat ja kuka tarkistaa niiden ajantasaisuuden. Toteutuksen sisältö ja käyttöönotto sovitaan näiden tietojen pohjalta.

Kokeile siirtoa ennen ensimmäistä tarjousta

Valitse kokeiluun pieni mutta sisällöltään vaihteleva määräluettelo. Ota mukaan kappaleita, metrimääriä ja yrityksesi tarvitsemia erittelyjä. Siirrä tiedosto ja vertaa vastaanottavan ohjelman rivejä alkuperäiseen luetteloon. Tarkista sekä rivien määrä että yksittäisten tuotteiden tiedot. Oikea loppusumma ei paljasta tilannetta, jossa kaksi tuotetta on yhdistynyt väärin.

Kokeile myös korjatun luettelon siirtämistä. Selvitä, korvaako uusi tuonti vanhat määrät vai lisääkö se uusia rivejä. Päätä, miten jo hinnoiteltuja rivejä käsitellään ja kuka hyväksyy muutoksen. Piirustuksen päivittymisen vaikutuksia voi käydä läpi revisioiden käsittelyn oppaan avulla. Säilytä hyväksytty luettelo ja siihen liittyvä piirustusaineisto yhdessä.

Sovi vastuut käyttöönotossa

Kirjaa lyhyt työohje yrityksen laskijoille: mistä hyväksytty määräluettelo löytyy, miten se siirretään ja mitä siirron jälkeen tarkistetaan. Nimeä henkilö, jolta kysytään puuttuvista nimikkeistä tai tuontivirheestä. Jos siirto keskeytyy, tarkista ensin, mitä vastaanottava ohjelma ehti tallentaa. Uusintayritys ei saa jättää samaa määrää kahdesti tarjoukseen.

Ohjelman tai tuontimuodon muuttuessa kokeilu tehdään uudelleen ennen käyttöä tarjouksessa. Säilytä tätä varten esimerkkiluettelo ja sen odotettu tulos. Näin laskija pystyy tarkistamaan tutulla aineistolla, että määrät ja erittelyt siirtyvät edelleen sovitusti.